Le « fax », vous connaissez?

Nos habitudes de communications changent, mais pourquoi le fax est-il encore si présent dans nos entreprises?

Surtout retrouvé dans certains secteurs tels que le droit, les finances et les soins de santé, on constate que le fax est encore utilisé ailleurs tout simplement par habitude ou pour sa simplicité d’utilisation. Si nos habitudes effectivement changent aux bénéfices des médias électroniques, pourquoi certains secteurs d’activité s’entêtent encore à utiliser les fax?

Pour répondre à cette question, un petit retour en arrière est requis. Vous souvenez-vous des débuts d’Internet et de ces fameux modems aux mémorables sons témoins d’une négociation lors de leurs connexions? Oui, ce genre de « Pshhhkkkkkkrrrr » si doux à l’oreille! Et bien, cette symphonie est la raison légale de la persistance des fax encore aujourd’hui dans plusieurs services. Il s’agit ici d’une communication dite « analogique » composée de sons plutôt que de « 0 » et de « 1 » typiquement retrouvés dans les communications numériques de type courriel et autres. Tout comme pour les modems, il est pratiquement impossible de modifier la sonorité d’une communication fax « analogique » qui transporterait l’image d’une signature par exemple, alors que de remplacer quelques « 0 » et « 1 » pour modifier le contenu d’un courriel relève simplement de l’expertise d’un bon hacker. Ceci est l’unique distinction, d’un point de vue légal, qui garantit de l’authenticité de l’émetteur d’un envoi par fax.

Mais ceci est sur le point de changer. Alors que le basculement des réseaux de télécoms analogiques se profile en faveur du numérique et que la sécurité des communications numériques est devenue un enjeu national, il est normal de revoir la pertinence de l’utilisation des fax et de ses lignes téléphoniques. Ceci pour commencer à numériser nos documents et passer aux logiciels fax et ses services infonuagiques.

En effet, il existe déjà plusieurs services de fax infonuagiques qui vous permettent de bénéficier de nombreux avantages, et ce, sans négliger les économies reliées à la mensualité d’une ligne téléphonique dédiée. Cependant, les services fax en ligne ne sont pas gratuits, enfin pas tous. Certains offrent l’envoi de fax sans frais en vous proposant des publicités, alors que d’autres limitent le nombre d’envois quotidiens. Tous offrent des forfaits pour les usagers plus sérieux et proposent également des options pour vos fax entrants par un numéro de téléphone quelconque ou tout simplement en portant votre numéro de fax actuel vers leur service en toute transparence.

Mon expérience avec ma clientèle (strictement agricole) est que leur fax est généralement utilisé pour les envois plutôt que pour la réception de publicités ou encore pour des raisons d’import/export. Pour cette catégorie d’utilisateurs, je recommande les services de gotfreefax.com qui offrent l’envoi de deux fax par jour de trois pages maximum et qui offrent la meilleure mise en page de vos documents. Pour les utilisateurs avancés ou nécessitant un numéro pour recevoir leurs fax, je recommande plutôt efax.fr. Tous deux vous permettent d’envoyer vos fax ou de les recevoir (en option) par courriel par la plateforme de votre choix.

Oui, j’ai bien dit « par courriel ». En effet, les services de fax en ligne fonctionnent avec votre courriel. Par exemple, lors de la réception d’un fax, le fournisseur de services le reçoit pour vous, puis vous le remet par votre adresse courriel en pièce jointe de type PDF facile à classer. Pour envoyer un fax avec un service avancé, il suffit de numériser votre document et de le transmettre par courriel à l’adresse de votre fournisseur avec le numéro de fax du destinataire en « sujet ». Ce dernier recevra un fax papier conventionnel sans se douter de sa provenance numérique.

Que vous préfériez utiliser une photo par votre téléphone, une capture d’écran de votre tablette ou un document de votre portable pour transmettre un fax, vous avez la liberté de compléter vos transactions où que vous soyez sans avoir recourt à une machine fax. De plus, les fax en ligne offrent une grande polyvalence quant à la gestion des échanges, soit la flexibilité d’archiver numériquement vos fax, d’effectuer une recherche ou de simplement les signer électroniquement et de les faire suivre au besoin.

Je vous invite à échanger avec moi sur le sujet sur mon blogue « Info branché » sur le site LeBulletin.com!

à propos de l'auteur

Collaborateur

Jean-Louis Dupont, diplômé en technologie par microprocesseur, est concepteur de solutions technologiques et réseautiques depuis plus de 30 ans. Il rédige la chronique Info branché dans le magazine Le Bulletin des agriculteurs.

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